Wie ich mich selbst und meine Aufgaben so organisiere, dass auch meine Seele mit an Board ist

 

Auf diese Blogparade bin ich über Monika Birkner aufmerksam geworden. Vielen Dank an dieser Stelle. Ehrlich gesagt habe ich mir noch nie so richtig viele Gedanken um meine Selbstorganisation gemacht. Ich mache es einfach. Meine Mitmenschen bestätigen mir, dass ich dafür augenscheinlich ein Talent habe. Ja, wer zwei Kinder alleine groß zieht und zudem auch noch seine Selbstständigkeit aufbaut, muss wohl ein Organisationstalent haben. Rückblickend wundere ich mich selbst über mich. Aber jetzt zum gewünschten Thema. Da ich derzeit gerade an anderen wichtigen Projekten arbeite, mache ich es mir hier ganz einfach und füge meine Antworten den zehn gestellten Fragen dazu.

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1. Wie organisiere ich mich und meine täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben? 

Meine Selbstorganisation beginne ich mit einem täglichen morgendlichen Ritual, mit einem kontemplativen Eintauchen in mein Sein. Während ich mich genieße öffnen sich die Kanäle zu meinen höheren und unteren Selbstanteilen für Intuition und Inspiration. Auf diese Weise entstehen später Ideen, Projekte und dem entsprechend die erforderlichen Aufgaben.

Diese morgendliche Seinsstärkung schafft einen guten Ausgleich zum aktiven Pol – zum Tun und Werden. Darüber hinaus bringe ich so meine Ziele in Einklang mit den Wünschen meiner Seele.

Im Anschluss daran sorge ich für das Wohlergehen meines Körpers, mittels Reinigung aber auch Bewegung. Mit kleineren Yogaübungen öffne ich die Energiebahnen für einen guten Fluss der Lebenskraft in meinem Körper. So stärke ich meine Vitalität während des Tages. Ich trinke vormittags einen Liter grünen Tee und esse frisches Obst. In der Rgel sitze ich gegen 9.30 h am Schreibtisch.

Meine kurzfristigen Aufgaben organisiere ich in einem Kalenderprogramm, das auf meinem Mac installiert ist. Um einen Überblick über meine längerfristigen Ziele zu haben, hängt an der Wand seitlich meines Schreibtisches ein Jahresplaner. Hier trage ich meine Veranstaltungen wie Seminare, Workshops und Vorträge mit farbig unterschiedlichen Post-its ein – ebenso meine privaten Auszeiten.

Diese Termine stehen auch im Kalenderprogramm, doch der Jahresplaner ermöglicht mir das kinestetische Vergnügen der Gestaltung. Daneben hängen zwei weitere kleinere Jahrespläne – der Redaktionsplan für meinen Blog und der Aquiseplan für meine Veranstaltungen. Diese Pläne teile ich in Form von Exeltabellen über die Dropbox mit meiner Virtuellen Assistenz. Auch die Textbausteine und Fotos für die einzelnen Veranstaltungen finden sich dort.

Soeben bin ich übergegangen meine Notizen, Ideen, Inspirationen im Programm „Evernote“ in verschiedenen Notizbüchern festzuhalten. Darüber kann ich noch nicht wirklich was sagen – außer dass es übersichtlicher ist. Ich hatte zuvor meine Notizen lediglich im Notizzettel-Programm, das der Mac bereits installiert hatte, festgehalten.

Für meine größeren Projekte habe ich jeweils ein eigenes Projektbuch. Ich liebe es, meine Ideen auch mittels kleiner Zeichnungen, verschiedener Farben etc. festzuhalten und auch zuzuordnen. Das Handschriftliche kommt mir bei allen kreativen Prozessen sehr entgegen.

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2. Welches Programm verwende ich und was sind aus meiner Sicht die drei wichtigsten Beweggründe weshalb das System in meinem Anwendungsfall am besten funktioniert?

Die Organisation meiner kurzfristigen Aufgaben bewerkstellige ich über das Programm „BusyCall“ das auf meinem MAC installiert ist. Ich arbeite überwiegend in der Wochenübersicht. Hier habe ich alles im Überblick. Hier vermerke ich sämtliche Aufgaben, Kunden- und Privattermine und auch die Termine mit mir selbst. Kommt ein Anruf und resultiert daraus eine Aufgabe, ein Termin, trage ich ihn sofort hier in das Programm ein. Wenn es sehr wichtig ist, gibt es die Möglichkeit der Erinnerung mittels Signal. Ich kann bestimmen in welchem Zeitrahmen ob 5 Minuten vorher oder 2 Tage – je nach Wunsch. Auch wiederkehrende Aufgaben können sehr leicht organisiert werden.

Die Aufgaben werden mittels Farben angezeigt, die ich selbst festgelegt habe. So sind meine Privat- und Selbst-Termine Blau – meine Kundentermine Orange und meine wichtigen Aufgaben Rot – meine Netzwerktätigkeiten, wie Posting, Foren, Gruppen etc. sind Grün und kreative Prozesse, wie Ideenfindung, Arbeit am Unternehmen etc. sind in der Farbe Magenta. Coaching-Termine sind Violett, etc.. Ich mag es einfach und vor allem mag ich es, wenn ich mit Farben arbeiten kann.

Neben diesem Kalenderprogramm habe ich noch einen Schreibblock am Schreibtisch liegen, dort halte ich handschriftlich Dinge fest, die mir spontan einfallen und die ich dann später bestimmten Projekten, oder Bereichen, zuordne, bevor ich abends meinen Schreibtisch verlasse.

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3. Welchen organisatorischen Fallen können aus meiner Sicht bei der Planung und Priorisierung so mancher Aufgaben auflauern auf die mann/frau unbedingt achten sollte?

Wichtig ist meiner Meinung nach, dass die Aufgaben, die nicht erfüllt werden konnten, oder gewollt nicht erfüllt wurden, in die kommenden Tage verschoben werden.

Das Problem dabei ist, das sich zu viele Aufgaben dann in manchen Tagen befinden, daher schau ich mir am Morgen vor Beginn meiner Arbeit meinen Aufgabenplan an und sortiere meist einiges aus, das nicht eilt. Auf diese Weise sorge ich dafür, dass kleinere Freiräume entstehen, die ich oftmals für Muse nutze, indem ich mich frage, was würde mich jetzt im Moment so richtig glücklich machen? Wenn dann z.B. die Antwort Natur lautet, dann mach ich einen kleinen Spaziergang, hole mir frische Energie und einen freien Kopf – im Sommer geh ich dann schon mal Schwimmen oder setz mich mit einer Tasse Kaffee an den Blasiusbrunnen, der sich im mittleren Klosterkreis befindet. Ja, ich wohne in einem Kloster 🙂 – an einem Kraftplatz sozusagen.

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4. Welche Routine wende ich täglich an, um den Tag produktiv planen zu können?

Wie oben bereits erwähnt öffne ich mich für Intuition und Inspiration und daher bleibe ich offen für das, was sich tagsüber einstellt. Es gibt also die Planung, die meine Persönlichkeit macht, oft überwiegend aus dem Verstand heraus – und dann gibt es da noch den Plan meiner Seele für mich. Dieser geht nicht immer konform mit dem, was mein Verstand entschieden hat. So habe ich oftmals die Erfahrung gemacht, dass das, was ich zutiefst im Inneren verspüre mehr Kraft hat zur Verwirklichung, als das, was „man macht“; was so die gängigen Strategien und Methoden sind.

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5. Wieviel Zeit wende ich täglich an, um mich und meine Aufgaben zu organisieren?

Das kann ich nur überschlagsmäßig sagen. Morgens verwende ich eine bis eineinhalb Stunden für meine innere Selbstorganisation – für die Organisation meiner Aufgaben, Termine etc. insgesamt eine halbe Stunde täglich.

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6. Welche drei Tipps würde ich jungen Startups, Gründern und Internet Marketer geben, um so manche Aufgaben wirklich produktiv von A nach B zu kommen?

  1. Klarheit darüber zu haben, was sie wirklich, wirklich wollen unter Einbezug des Bauchgefühls (Intuition) und der Inspiration (Seele). Sich das Endergebnis klar und deutlich vorstellen – mit der Kraft des Bildschaffens arbeiten.
  2. Experimentierfreudig sein bei der Umsetzung – der Weg ist das Ziel – mit Freude, Spiel und Leichtigkeit.
  3. Vom toten Pferd absteigen, wenn eine Methode nicht greift, statt weiter die Sporren zu verschärfen und stattdessen eine Alternative finden, die greift.

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7. Gibt es aus meiner Sicht organisatorische Störquellen die mann/frau bewusst umgehen sollte in der Planung und im Handling mancher Aufgaben und Projekte?

Unbedingt: Abstellen aller Störquellen – wie Mail aus, Scype aus, Internet aus, soweit möglich; Telefon AB anschalten bei wichtigen Arbeitsphasen an einem Projekt. Besonders im Homeoffice ist es wichtig, sich abzugrenzen und klar zu machen, dass mann/frau jetzt nicht gestört werden möchte für die nächsten 2 Stunden etc. Ich kenne das noch von meiner Familienzeit. Außerdem meinen manche, weil mann/frau zu Hause arbeitet, dass es deshalb bei Terminen nicht so wichtig ist, sie rechtzeitig abzusagen, gemäß dem Motto:  Sie sind doch eh zu Hause. Für mich war das damals ein hartes Stück Erziehungsarbeit neben meiner Familie.

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8. Was halte ich von der Priorisierungsmethode A1, A2, A3, A4; B1, B2, B3, B4; …? 

Ich habe mir eine eigene Priorisierungsmethode zugelegt. Meine A-Ziele sind die wichtigsten, die sind inspiriert von meiner Seele. Die stehen immer auf Platz 1 und ich tue jeden Tag etwas dafür, um mich diesen Zielen zu nähern und sie in die Verwirklichung zu bringen. Dann folgen die B-Ziele, die langfristigen Ziele. Ich vergegenwärtige sie mir täglich und somit habe ich auch im Kopf, was für die Realisierung ansteht. Als letztes gibt es da die kurzfristigen Ziele – die C-Ziele.

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9. Organisiere und plane ich meine Aufgaben täglich in der früh, einen Abend davor, oder wie gehe ich mit meinem „perfekten Zeitpunkt“ um?

Der perfekte Zeitpunkt der Planung ist für mich unmittelbar dann, wenn es sich aus einem Gespräch, einer Eingebung, einem Telefonat, oder einer Inspiration heraus ergibt. Allerdings überprüfe ich am Abend nochmals und schau mir die Aufgaben für den kommenden Tag an und zwar im Hinblick, ob es nicht zuviele Aufgaben geworden sind.

Wenn ich einen Kundenbesuch habe, dann überlege ich bereits zu dem Zeitpunkt, wo ich den Termin eintrage, was ich damit noch verbinden könnte, weil ich ja schon unterwegs bin – wie zum Beispiel Einkaufen, einen weiteren Kundenbesuch machen, die Schuhe zum Schuster bringen, Büroartikel besorgen etc.. Das klappt in der Regel sehr gut und es gelingt mir oft meine Zeit effektiv zu nutzen.

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10. Zur letzen Frage: Wie organisiere ich mein Team und durch welche Prozesse achte ich darauf, dass auch in meinem Team keine Aufgaben liegen bleiben oder gar vergessen werden?

Hier fühle ich mich aufgerufen zu antworten und zwar in puncto „inneres Team“. Ich habe seit einiger Zeit Verbündete, mit denen ich in meiner morgentlichen Innenschau in Dialog trete. Vor allem dann, wenn ich spezielle Fragen zu einem Thema, oder Projekt habe. Diese Verbündeten sind geistiger Natur. Bereits der alte Goethe hatte es sich zur Angewohnheit gemacht mit seinen inneren Verbündeten nachts oftmals lange Diskussionen zu führen, um in einer Sache mehr Klarheit zu finden.

Für die Leser dieses Artikels möchte ich nur soviel sagen, dass es sich dabei sowohl um fiktive Figuren handeln kann – z. B. Captain Kirk – von der Enterprise, wenn es um die Navigation in großen Zukunftszeiträumen geht,  aber auch um eine reale Person, die ich bewundere, weil Sie über bestimmte Talente verfügt und bestimmte Werte verkörpert, die latent auch in mir bereits vorhanden sind, sonst würde mich dieser Mensch ja gar nicht so ansprechen. Dabei stelle ich mir die betreffende Person vor und frage sie, wie sie diese bestimmte Sache sieht, wie sie vorgehen würde und was ihrer Meinung nach die intelligenteste Entscheidung wäre. Diese Methoden und noch viele weitere, die alle von mir erprobt sind biete ich in meinen Online-Kursen und Seminarwochen auf Lanzarote an.

Ach, und noch etwas wichtiges: Ich arbeite mit meinem Unterbewusstsein zusammen. Wenn etwas sehr wichtig ist, dann bitte ich darum, dass es mich an diese Sache erinnert, oder auch, dass ich bestimmte Informationen oder Begegnungen wünsche. Das klappt prima – ist eine Übungssache. Mittlerweile kann ich mittags ein kleines Schläfchen machen und werde auf die Minute genau von meinem Unterbewusstsein geweckt und auch für die größeren Anliegen klappt es ziemlich gut. Ich wünsche allen, die es ausprobieren wollen, viel Freude und Erfolg damit.

Im Team mit meinen realen Kooperationspartnern bei einem Projekt, bin meist ich diejenige, die die Zeitfäden gut in der Hand hält. Es fällt mir eben leicht und vieles mache ich aus der Intuition heraus – meine beste Assistentin. Erst kürzlich bei einem Projekt, hatte der Planer vergessen, mir vor der Eingabe den Plan nochmals zur Durchsicht zu mailen. Ich hatte mich allerdings intuitiv am Vortag der Einreichung gemeldet und nachgefragt – und in der Tat, der Gebäudekörper musste um 90° gedreht werden. Nach der Planeingabe wäre dies nur mit weiteren, größeren Kosten möglich gewesen. Diejenigen, die sich jetzt wundern, warum da jetzt plötzlich die Architektur mit ins Spiel kommt, können sich hier einen weiteren Einblick zu meiner Arbeit im Bereich CHITEKTUR machen.

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Soweit zu meiner Selbstorganisation. Mit diesem Beitrag nehme ich an der Blogparade von ITHELPS von Sebastian und Florian Prohaska. teil.

Wie gehen Sie bei Ihrer Selbstorganisation vor? Gerne lese ich Ihren Kommentar oder Bericht. Vielleicht wollen Sie sogar selbst an der Blogparade teilnehmen, dann nur zu. Sie läuft noch bis zum 01.Dezember 2015. Übrigens Sie müssen dazu keinen eigenen Blog betreiben.

 

Herzlichst,

Ihre Bianka Maria Seidl

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