Selbstorganisation mit Herz und Seele

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Wie ich mich selbst und meine Aufgaben so organisiere, dass auch meine Seele mit an Board ist

 

Ehrlich gesagt habe ich mir bis vor drei bis vier Jahren noch nie so richtig viele Gedanken um meine Selbstorganisation gemacht. Ich mache es einfach. Meine Mitmenschen bestätigen mir, dass ich dafür augenscheinlich ein Talent habe. Ja, wer zwei Kinder alleine groß zieht und zudem auch noch seine Selbstständigkeit aufbaut, muss wohl ein Organisationstalent haben. Rückblickend wundere ich mich selbst darüber wie ich das geschafft habe. Aber jetzt zum Thema Selbstorganisation mit Herz und Seele. Da ich es mir für 2023 immer einfacher machen möchte, beantworte ich hier 10 wichtige Fragen.

1. Wie organisiere ich mich und meine täglichen, wöchentlichen und monatlichen Aufgaben? 

Meine Selbstorganisation beginne ich mit einem täglichen morgendlichen Ritual, mit einem kontemplativen Eintauchen in mein Sein. Während ich mich genieße öffnen sich die Kanäle zu meinen höheren und unteren Selbstanteilen für Intuition und Inspiration. Auf diese Weise entstehen Ideen, Projekte und daraus anschließend dementsprechend die erforderlichen Aufgaben.
Diese morgendliche Seinszeit schafft einen guten Ausgleich zum aktiven Pol – zum Tun und Werden. Auf diese Weise bringe ich meine Ziele in Einklang mit den Entwicklungszielen meiner Seele.

Anschließend ist mein Körper dran. Ich sorge ich für das Wohlergehen meines Körpers, mittels Reinigung aber auch Bewegung. Mit kleineren Yogaübungen öffne ich die Energiebahnen für einen guten Fluss der Lebenskraft in meinem Körper. So stärke ich meine Vitalität während des Tages. Ich trinke vormittags Tee und esse frisches Obst. In der Regel sitze ich gegen 9.30 h am Schreibtisch.

Meine kurzfristigen Aufgaben organisiere ich in einem Kalenderprogramm, das auf meinem Mac installiert ist. Um einen Überblick über meine längerfristigen Ziele zu haben, habe ich dafür einen Extra-Kalender in dem meine meine Veranstaltungen wie Seminare, Workshops und Vorträge mit unterschiedlichen Farben eingetragen sind sowie auch privaten Auszeiten – die kürzeren und auch die längeren.

Diese Termine stehen auch im Tages-Kalenderprogramm, doch der Jahresplaner ermöglicht mir das kinestetische Vergnügen der Gestaltung. Außerdem kommentiere ich hier den Aquisestart für meine Events. 

Daneben gibt es noch einen Redaktionsplan. Darin vermerke ich alle Schreib- und Abgabetermine für Artikel, die ich für Magazine bereits zugesagt habe, sowie für meinen Blog. Diese Pläne teile ich auch mit meiner Virtuellen Assistenz, die für mich das Posting in den Sozialen Medien übernimmt. Dabei arbeiten wir auf Canvas zusammen.

Meine Notizen, Ideen und Inspirationen halte ich im Programm „Evernote“ in verschiedenen Notizbüchern fest. Mittlerweile nutze ich Evernote seit 4 Jahren und für mich ist es ein sehr hilfreiches Tool, das mir hilft Ordnung und Struktur in die ganze Informationsflut zu bringen. Zur Übersicht über meine Finanzen, mit denen ich mich wöchentlich beschäftige  nutze ich das Notizzettel-Programm, das auf dem Mac bereits installiert ist.

Für meine Jahres-Projekte habe ich ein Projektbuch. Ich liebe es, meine Ideen auch mittels kleiner Skizzen und verschiedener Farben festzuhalten. Das Handschriftliche kommt mir bei allen kreativen Prozessen sehr entgegen.

2. Welches Programm verwende ich und was sind aus meiner Sicht die drei wichtigsten Beweggründe weshalb das System in meinem Anwendungsfall am besten funktioniert?

Die Organisation meiner kurzfristigen Aufgaben bewerkstellige ich über das Programm „BusyCall“ das auf meinem MAC installiert ist. Ich arbeite überwiegend in der Wochenübersicht. Hier habe ich alles im Überblick. Hier vermerke ich sämtliche Aufgaben, Kunden- und Privattermine und auch die Termine mit mir selbst. Kommt ein Anruf und resultiert daraus eine Aufgabe, ein Termin, trage ich ihn sofort hier in das Programm ein. Wenn es sehr wichtig ist, gibt es die Möglichkeit der Erinnerung mittels Signal. Ich kann bestimmen in welchem Zeitrahmen ob 5 Minuten vorher oder 2 Tage – je nach Wunsch. Auch wiederkehrende Aufgaben können sehr leicht organisiert werden.
Die Aufgaben werden mittels Farben angezeigt, die ich selbst festgelegt habe. So sind meine Privat- und Selbst-Termine Blau – meine Kundentermine Orange und meine wichtigen Aufgaben Rot – meine Netzwerktätigkeiten, wie Posting, Foren, Gruppen etc. sind Grün und kreative Prozesse, wie Ideenfindung, Arbeit am Unternehmen etc. sind in der Farbe Magenta. Coaching-Termine sind Violett, etc.. Ich mag es einfach und vor allem mit Farben.
Neben diesem Kalenderprogramm habe ich noch einen Schreibblock am Schreibtisch liegen, dort halte ich handschriftlich Dinge fest, die mir spontan einfallen und die ich dann später bestimmten Projekten, oder Bereichen, zuordne, bevor ich am Spätnachmittag meinen Schreibtisch verlasse.

3. Welche organisatorischen Fallen können aus meiner Sicht bei der Planung und Priorisierung so mancher Aufgaben auflauern auf die mann/frau unbedingt achten sollte?

Wichtig ist meiner Meinung nach, dass die Aufgaben, die nicht erfüllt werden konnten, oder gewollt nicht erfüllt wurden, in die kommenden Tage verschoben werden.
Das Problem dabei ist, das sich zu viele Aufgaben dann in manchen Tagen befinden, daher schau ich mir am Morgen vor Beginn meiner Arbeit meinen Aufgabenplan an und sortiere meist einiges aus, das nicht eilt. Auf diese Weise sorge ich dafür, dass kleinere Freiräume entstehen, die ich oftmals für Muse nutze, indem ich mich frage, was würde mich jetzt im Moment so richtig glücklich machen? Wenn dann z.B. die Antwort Natur lautet, dann mach ich einen kleinen Spaziergang, hole mir frische Energie und einen freien Kopf – im Sommer geh ich dann schon mal Schwimmen oder setz mich mit einer Tasse Kaffee an den Blasiusbrunnen, der sich direkt vor meinem Haus innerhalb der Klosteranlage befindet. Ja, ich wohne in einem Kloster, an einem spirituellen Kraftplatz.

4. Welche Routine wende ich täglich an, um den Tag produktiv planen zu können?

Wie oben bereits erwähnt öffne ich mich für Intuition und Inspiration und daher bleibe ich offen für das, was sich tagsüber einstellt. Es gibt also die Planung, die meine Persönlichkeit macht, oft überwiegend aus dem Verstand heraus – und dann gibt es da noch den Plan meiner Seele für mich. Dieser geht nicht immer konform mit dem, was mein Verstand entschieden hat. So habe ich oftmals die Erfahrung gemacht, dass das, was ich zutiefst im Inneren verspüre mehr Kraft zur Verwirklichung hat, als das, was „man macht“; was so die gängigen Strategien und Methoden sind.

5. Wieviel Zeit wende ich täglich an, um mich und meine Aufgaben zu organisieren?

Das kann ich nur in etwa sagen. Morgens verwende ich eine bis eineinhalb Stunden für meine innere Selbstorganisation – für die Organisation meiner Aufgaben und Termine vielleicht eine halbe Stunde täglich.

6. Welche drei Tipps gebe ich, um Aufgaben wirklich produktiv von A nach B zu bekommen?

  1. Das Wichtigste ist Klarheit darüber zu haben, was mann/frau wirklich, wirklich will unter Einbezug des Bauchgefühls (Intuition) und der Inspiration (Seele). Sich das Endergebnis klar und deutlich vorstellen – mit der Kraft des Bildschaffens arbeiten.
  2. Mit Freude dabei sein – öfters experimentieren, spielerisch angehen mit mehr Leichtigkeit.
  3. Vom toten Pferd absteigen, wenn eine Methode nicht greift, statt weiter die Sporen zu verschärfen und nach Alternativen suchen und sie finden, die besser greifen.

7. Gibt es aus meiner Sicht organisatorische Störquellen die mann/frau bewusst umgehen sollte in der Planung und im Handling mancher Aufgaben und Projekte?

Unbedingt: Abstellen aller Störquellen – wie Mail aus, Whatsapp aus, Internet aus, soweit möglich; Telefon AB anschalten bei wichtigen Arbeitsphasen an einem Projekt. Besonders im Homeoffice ist es wichtig, sich abzugrenzen und klar zu machen, dass mann/frau jetzt nicht gestört werden möchte für die nächsten 2 Stunden. Ich kenne das noch von meiner Familienzeit, da gab es ein Schild für mein Arbeitszimmer und darauf stand „Nicht stören“. Außerdem meinen manche, weil mann/frau zu Hause arbeitet, dass es deshalb bei Terminen nicht so wichtig ist, sie rechtzeitig abzusagen, gemäß dem Motto:  Sie sind doch eh zu Hause. Für mich war das damals ein hartes Stück Abgrenzungsarbeit. 

8. Was halte ich von der Priorisierungsmethode A1, A2, A3, A4; B1, B2, B3, B4; …? 

Ich habe mir eine eigene Priorisierungsmethode zugelegt. Meine A-Ziele sind die wichtigsten, die sind inspiriert von meiner Seele. Die stehen immer auf Platz 1 und ich tue jeden Tag etwas dafür, um mich diesen Zielen zu nähern und sie in die Verwirklichung zu bringen. Dann folgen die B-Ziele, die langfristigen Ziele. Ich vergegenwärtige sie mir täglich und somit habe ich auch im Kopf, was für die Realisierung ansteht. Als letztes gibt es da die kurzfristigen Ziele – die C-Ziele.

 

9. Organisiere und plane ich meine Aufgaben täglich in der früh, einen Abend davor oder wie gehe ich mit meinem „perfekten Zeitpunkt“ um?

Der perfekte Zeitpunkt der Planung ist für mich unmittelbar dann, wenn es sich aus einem Gespräch, einer Eingebung, einem Telefonat, oder einer Inspiration heraus ergibt. Allerdings überprüfe ich am Abend nochmals und schau mir die Aufgaben für den kommenden Tag an und zwar im Hinblick, ob es nicht zu viele Aufgaben geworden sind.
Wenn ich einen Kliententermin habe, dann stelle ich mir den Handywecker bereits 15 Minuten vor dem Termin, um letzte Vorbereitungen machen zu machen und entspannt und präsent zu sein für meinen Klienten.

10. Letzte Frage: Wie organisiere ich mein Team und durch welche Prozesse achte ich darauf, dass auch in meinem Team keine Aufgaben liegen bleiben oder gar vergessen werden?

Hier fühle ich mich aufgerufen zu antworten und zwar in puncto „inneres Team“. Ich habe seit einiger Zeit Verbündete, mit denen ich in meiner morgentlichen Innenschau in Dialog trete. Vor allem dann, wenn ich spezielle Fragen zu einem Thema, oder Projekt habe. Diese Verbündeten sind geistiger Natur. Bereits der alte Goethe hatte es sich zur Angewohnheit gemacht mit seinen inneren Verbündeten nachts oftmals lange Diskussionen zu führen, um in einer Sache mehr Klarheit zu finden.

Ach, und noch etwas Wichtiges: Ich arbeite mit meinem Unterbewusstsein zusammen. Wenn etwas sehr wichtig ist, dann bitte ich darum, dass es mich an diese Sache erinnert, oder auch, dass ich bestimmte Informationen oder Begegnungen wünsche. Das klappt prima – ist eine Übungssache. Mittlerweile kann ich mittags ein kleines Schläfchen machen und werde auf die Minute genau von meinem Unterbewusstsein geweckt und auch für die größeren Anliegen klappt es ziemlich gut. Ich wünsche allen, die es ausprobieren wollen, viel Freude und Erfolg damit.

Im Team mit meinen realen Kooperationspartnern bei einem Projekt, bin meist ich diejenige, die die Zeitfäden gut in der Hand hält. Es fällt mir eben leicht und vieles mache ich aus der Intuition heraus – meine beste Assistentin.

Wie gehst du bei deiner Selbstorganisation vor? Gerne lese ich deinen Kommentar.

Herzlichst,
Bianka Maria Seidl

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